Asiantuntija, Palvelut

Näin suunnittelet työyhteisöviestintää

Sisäinen viestintä, henkilöstöviestintä ja työyhteisöviestintä – rakkaalla lapsella on monta nimeä. Sisäinen viestintä on vuorovaikutusta ja tiedonkulkua, ja vain harva organisaatio voi kehuskella sen täydellisellä toimivuudella.  

Tahtoa on usein enemmän kuin hyvin suunniteltua ja johdettua toimintaa. Ratkaistava kysymys onkin, miten erilaiset ihmiset liitetään mukaan huolella mietittyyn strategiaan ja tuotanto- tai palveluprosessiin. Maine ja tyytyväisyys vahvistuvat julkaisu kerrallaan. 

Sisäinen viestintä lähtee tavoitteista 

Henkilöstöviestin on paljon muutakin kuin henkilöstölle tiedottamista. Hyvällä viestinnällä voi saavuttaa työtyytyväisyyttä, lisätä työturvallisuutta ja tukea työhyvinvointia. Tyytyväinen ja hyvinvoiva ammattilainen sitoutuu niin työhön kuin yritykseenkin.  

Viestintää kannattaa hyödyntää motivoinnissa ja muutoksen johtamisessa. Työrauha on sitä, että vältetään huhut ja epäluulot jakamalla oikeaa tietoa tasapuolisesti. Viestintä on lyömätön keino kehittää tuottavuutta ja ohjata oikeansuuntaiseen tekemiseen. Esimerkiksi itseohjautuvuus edellyttää avointa ja läpinäkyvää toimintakulttuuria.  

Monella toimialalla työnantajamielikuvan kehittäminen on yksi tärkeimpiä tavoitteita osaajien saatavuuden varmistamiseksi. Työnantajamielikuvan ydin on sisäisessä viestinnässä. Sillä vahvistetaan yhteisöä, fiilistä, kulttuuria ja me-henkeä. 

Kohderyhmät 

Yrityksellä on erilaisia sisäisiä kohderyhmiä – ei ole vain yhtä henkilöstöä. Kaikilla kohderyhmillä on omat erityiset tarpeensa, odotuksensa, arvostuksensa ja haasteensa yhteisten yleisten asioiden lisäksi. Jokainen kohderyhmän edustaja tarvitsee tietoa toimintaohjeista ja uudistuksista, jotka vaikuttavat omaan työhön. Joillain kohderyhmillä täytyy olla syvällinen ymmärrys tuotteista ja talousasioista. Kaikki arvostavat tietoa yrityksestä, sen arvoista, tulevaisuuden suunnitelmista ja yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta. 

Kohderyhmien ymmärtäminen on onnistuneen viestinnän takana. Toisille työ merkitsee leipää ja kattoa pään päällä. Joillekin työ merkitsee turvallisuutta ja elämän rytmiä. Osalle henkilöstöstä tärkeintä on arvostuksen ja yhteenkuuluvuuden tunne, kun taas toisille työ on vastuullisuuden ja maineen mittari. Jotkut taas kokevat työn tapana toteuttaa ja kehittää itseään. Hyvä viestintä ruokkii kaikkien tarpeita. 

Viestintäkanavat ja keinot 

Kuinka tavoittaa kaikki sisäiset kohderyhmät? Osa työyhteisöstä työskentelee etänä, toiset toimistolla ja kolmannet kentällä. Monet tavoittaa kätevästi tietokoneelta. Toisia taas ei tavoita lainkaan. Oleellista on varmistaa, että viestintä ottaa kaikki huomioon. Tykkään ajatella, että viestintä on johtajan digitaalinen kaksonen, joka moninkertaistaa johtajan äänen ja ajan vieden hänet sinne, minne hän ei muuten ehtisi. 

Kotiin kannettu henkilöstölehti on ollut perinteinen tapa tavoittaa kaikki. Lehden myötä yrityksellä on mahdollisuus taustoittaa ja käsitellä kiperiäkin aiheita. Nopeisiin tarpeisiin lehti harvoin taipuu, mutta se on lyömätön jatkamaan ja syventämään siitä, mikä ei mahdu arjen hektisyyteen. Blogit toimivat samalla tapaa sisällönmutta ei niinkään tavoitettavuuden suhteen. 

Sisäiset sähköpostit ja uutiskirjeet, Teams-kanavat, intrat, infotaulut, ilmoitustaulun tiedotteet, henkilöstöpäivät, esimiesviestintä ja palaverikäytännöt ovat edelleen kaikki hyviä kanavia. Jotta ne herättäisivät henkilökunnassa huomiota ja mielenkiintoa päivästä ja vuodesta toiseen, on suunnitelmalla iso merkitys. Mikä viesti julkaistaan missäkin kanavassa ja millä tiheydellä? Miten varmistetaan riittävä toisto ja näkyminen? Mobiilisovellukset ovat lisääntymässä varsinkin akuuttien tiedotteiden kanavina. 

Sisällöt 

Hyvät sisällöt ovat sisäisiä uutisia, ohjeita, palautteita sekä tavallisia arjen asioita ja ihmisiä niiden takana. 

Tarinat ovat oiva keino lisätä tietoa toivotun toiminnan edistämiseksi ja arjen sujuvoittamiseksi. Tarinat voivat olla asiakascaseja, hyviä käytäntöjä ja esimerkillisiä persoonia. Henkilöstön omat tarinat antavat äänen ja merkityksen asioille työstä ja työn vierestä. 

Sisäisen viestintä on keino tehdä innostus ja muutosmyönteisyys näkyväksi. Muutosvastaisuus valtaa herkemmin ilmatilaa, vaikka se osuus olisikin pienempää. Sisäinen viestintä voi tarjota innostusta ruokkivia kuvia, seinäkkeitä ja videoita oikean tunnelman ja ilmapiirin rakentamiseksi.

Työyhteisöviestinnän kehittämisen askelia ovat  

  • tavoitteiden määrittely 
  • työyhteisön viestinnän ja työympäristön kartoitus 
  • kohderyhmäymmärryksen syventäminen 
  • viestintästrategia ja suunnitelma 
  • sisältöstrategia/-konsepti 
  • kanavien valinta ja julkaisusuunnitelma
  • säännölliset ja toistuvat julkaisut eri kanavissa 
  • esimerkillä johtaminen 
  • kouluttaminen ja valmentaminen 
  • seuranta ja parantaminen. 

Muutos tai kehitys voi lähteä liikkeelle miltä tahansa askeleelta, jos sen jälkeen otetaan aina seuraava askel. Toimivan työyhteisöviestinnän rakentaminen on vuosien työ. Kokonaisuus syntyy julkaisu tai viesti kerrallaan. 

Autamme viestinnän kehittämisessä ja toteuttamisessa – ota yhteyttä.