Kielenhuolto kannattaa, kun viestintä sakkaa

Viestinnän nopeuteen liittyvät odotukset ovat kasvaneet samalla, kun kirjallista viestintää on arjessamme enemmän kuin kenties koskaan aiemmin. Kiireessä viimeistelty kielenhuolto jää usein tekemättä, vaikka kieliasulla on valtava vaikutus viestin ymmärrettävyyteen, uskottavuuteen ja jopa lähettäjän maineeseen. Kielen perusteella tehdään sekä tietoisia että tiedostamattomia päätelmiä esimerkiksi kirjoittajan pätevyydestä.

Jostain syystä kielenhuollolla on monen korvissa puiseva kaiku. Koulun äidinkielen tunneilta on voinut jäädä muistiin yksittäisiä epäolennaisia sääntöjä, jotka on kenties ehditty kumotakin jo vuosia sitten. Vaikka käytämme kieltä päivittäin yhdessä, se on asiana myös jokaiselle henkilökohtainen ja herättää paljon tunteita. Tämä kuuluu asiaan.

Vaikka käytämme kieltä päivittäin yhdessä, se on asiana myös jokaiselle henkilökohtainen ja herättää paljon tunteita.

Kieliasun viimeistely eli kielenhuolto kuitenkin kannattaa. Organisaation tasolla hyvästä ja selkeästä kielestä on konkreettista hyötyä sekä asiakkaille että työyhteisön sisällä. Työnteko on kaikille mukavampaa ja prosessit rullaavat sujuvammin, kun ylimääräistä aikaa ei kulu arjen viestien tarkoitusperien selvittelyyn ja turhauttavaan jatkokeskusteluun. Väärinymmärrysten väheneminen vähentää myös työyhteisön sisäisiä konflikteja.

Lisäksi selkeä kieli on yhdenvertaisuusasia. Samalla kun viestintäympäristö on muuttunut yhä kirjallisemmaksi, ihmisten luku- ja kirjoitustaitoon liittyvät valmiudet ovat polarisoituneet. Väestön ikääntyminen aiheuttaa teksteille omat erityistarpeensa, samoin esimerkiksi monikulttuurisuuden lisääntyminen. Palveluiden saavutettavuus on – etenkin internetaikana – pitkälle kielestä kiinni.

Kielenhuolto käytännössä

Mikä sitten tekee tekstistä ymmärrettävän ja selkeän? Kun kielenhuolto on ajankohtaista, tarkastele esimerkiksi seuraavia asioita:

• Miten tekstissä puhutellaan vastaanottajaa? Kohtelias sinuttelu on usein teitittelyä selkeämpi ratkaisu. Vältä passiivimuotoisia toimintaohjeita.
• Ovatko virkerakenteet yksinkertaisia? Nyrkkisääntö on, että yksi virke muodostuu päälauseesta ja korkeintaan yhdestä sivulauseesta.
• Tuleeko tärkein asia ilmi tekstikappaleen alussa? Yhden kappaleen pitäisi käsitellä vain yhtä asiaa 3–4 virkkeen muodossa. Selkeä kappalejako kuuluu myös sähköpostiviestintään.
• Muodostuuko kappaleista ehjä ja selkeästi etenevä kokonaisuus? Sidosta asioita eli osoita syy–seuraussuhteet, mutta vältä turhia täytesanoja. Otsikko ansaitsee erityishuomiota.

Tekstiä rakentaessa tärkeintä on miettiä, onko se suunnattu juuri halutulle kohderyhmälle ja täyttyykö sen tavoite. Kohteliaisuus ja rentous eivät tavallisesti sulje toisiaan pois. On myös hyvä erottaa, että selkeä yleiskieli ja virallisemmin standardoitu selkokieli eivät ole sama asia.

Apua löytyy varmasti

Kielenkäyttö on tänä päivänä monin tavoin vapaampaa kuin vielä joitakin vuosikymmeniä sitten. Helsingin Sanomien kielenhuollosta vastaava toimittaja Ville Eloranta kuvasi hyvin muutosta kielenhuollon 75-vuotisen historian kunniaksi järjestetyssä seminaarissa: ”Saako näin sanoa on muuttunut muotoon Kannattaako näin sanoa juuri tässä tekstissä.”

Kielenhuolto-ohjeita ja -oppaita löytyy verkosta maksutta kattavammin kuin luultavasti koskaan. Esimerkiksi Kielitoimiston sanakirja ja Kielitoimiston ohjepankki tarjoavat oikeaa ja puolueetonta oikeinkirjoitusapua. Oikeastaan taitava kielenkäyttäjä on usein taitava etsimään tietoa. Kielen ja viestinnän asiantuntijatkaan eivät osaa ulkoa kaikkia kielenhuollon sääntöjä ja käytäntöjä.

Oikeastaan taitava kielenkäyttäjä on usein taitava etsimään tietoa. Kielen ja viestinnän asiantuntijatkaan eivät osaa ulkoa kaikkia kielenhuollon sääntöjä ja käytäntöjä.

Kotimaisten kielten keskuksen (Kotus) maksuton virkakielikurssi on tehokas parin tunnin johdatus kaikille asiatekstejä työssään tuottaville virkamiehille ja muille asiantuntijoille – myös yksityisellä sektorilla. Julkisen sektorin tekstien kirjoittamiseen antaa tukea esimerkiksi valtioneuvoston kanslian julkaisema Hyvin suunniteltu, puoliksi kirjoitettu: Apuneuvoja julkishallinnon tekstintekijöille -opas, joka on niin ikään ladattavissa verkosta maksutta.

Meiltä saat apukäsiä ja valmennusta kielenhuoltoon. Kumppanian kielitreeneissä käydään läpi kattava paketti kielenhuollon olennaisia osa-alueita käytännön harjoitusten ja omien tekstien analyysin kautta. Pyydä tarjous vaikka heti!