Viestintäkumppanin valinta kannattaa tehdä huolella, sillä vaihtoehtoja on. Oikean viestintäkumppanin avulla viestinnän suunnittelu ja toteutus onnistuvat: henkilöstön ja asiakkaiden tyytyväisyys lisääntyy sekä tulokset paranevat. Osaava viestintäkumppani tuntee viestinnän keinot ja toimintamallit – jolloin jää aikaa keskittyä olennaiseen.
Viestintäprojektit vaativat monitahoista suunnittelua, laadukasta toteutusta ja ketterää reagointia. Onnistumiseen tarvitaan aina henkilöresursseja, osaamista ja rahaa. Maltti on valttia.
Sen sijaan, että suinpäin käynnistää nettisivuprojekteja ja viestintäkampanjoita, on syytä konkretisoida viestinnän tavoitteet. Selkeät tavoitteet ovat ilmaistavissa esimerkiksi numeroin. Tarvittavat projektit ja toimenpiteet suunnitellaan ja aikataulutetaan tavoitteisiin sopiviksi. Oleellista on tunnistaa myös aika-, raha- ja muiden mahdollisten panosten asettamat raamit.
Viestintäkumppanin valinta: strateginen, taktinen ja operatiivinen taso
Strategisella tasolla suunnitellaan, mihin viestinnällä tähdätään – mikä on visio ja tavoitetila – sekä määritellään, mikä viestinnän rooli on muuhun toimintaan nähden. Suunnittelun tavoitteena on löytää suuntaviivoja muun muassa maineeseen, tunnettuuteen ja houkuttelevuuteen. Strategiset hankkeet läpileikkaavat koko organisaation.
Taktisella tasolla tuetaan päivittäistä tekemistä ja johtamista. Siksi on tarpeen luodata toimintaympäristöä: mitä tapahtuu yrityksessä ja sen ulkopuolella. Tunnistetaan keskeiset kohderyhmät ja sidosryhmät sekä heidän odotuksensa, arvostuksensa ja tarpeensa. Itseohjautuvuuden ja saumattoman viestinnän edistämiseksi yrityksessä on hyvä määritellä käytännöt sosiaaliseen mediaan, ilmoitteluun, sponsorointiin, liikelahjoihin ja kriisiviestintään. Tämä mahdollistaa oikeansuuntaisen tekemisen hetkessä.
Operatiivisella tasolla suunnitellaan yksittäisiä viestinnällisiä hankkeita, kampanjoita ja projekteja. Jokaiselle niistä on syytä miettiä tavoitteet ja niiden seuranta, keinot, aikataulut, toteuttajat ja kustannukset. Hyvää lopputulosta voidaan ennustaa, kun operatiivisten projektien kanssa samanaikaisesti mietitään strategisia kysymyksiä.
Vaikuttavien toimenpiteiden suunnittelu on haastavaa, sillä parhaat ratkaisut vaihtelevat tilanteittain ja budjeteittain. Aiemmat kokemukset voivat olla onnistumiselle merkittävästi hyödyksi.
Tutustuminen asiantuntijan osaamiseen kannattaa. Keskustelemalla kokeneen asiantuntijan kanssa saa parhaat näkökulmat toteutukseen. Viestintäkumppani voi auttaa viestintäkanavien luomisessa, muutosviestinnän hankkeissa, kriisiviestinnässä, brändinrakentamisessa, kysynnän lisäämisessä, asiakassuhteiden ylläpitämisessä, kokonaisuuksien hallinnassa tai sosiaalisen median kanavien hyödyntämisessä. Asiantuntijalla on tyypillisesti paitsi kokemusta, tietoa ja taitoa, myös hyödyllisiä kontakteja ja työvälineitä.
Viestintäkumppanin osaamista voidaan tarkentaa vaikkapa seuraavasti:
- liiketoimintaosaaminen: strategia- ja muutosviestintä, kulttuurin johtaminen, asiakaskokemuksen ja brändin johtaminen, strateginen markkinointi, kohdemarkkinat
- substanssiosaaminen: PR, sisältömarkkinointi, yhteisöviestintä, viestinnän prosessit, sopimuskäytänteet, brändinhallinta
- kanavaosaaminen: mediat, nettisivut, some, tapahtumat, vuosikertomukset
- sisältöosaaminen: tarinallisuus, visuaalinen muotoilu, kuvakerronta, ääni-, valo- ja tuoksuosaaminen, käsikirjoittaminen
- toimialaosaaminen: toimialan erityispiirteiden, parhaiden käytäntöjen, säännöstöjen ja ohjeiden tuntemus, verkostot ja kontaktit
- konsultointiosaaminen: fasilitointi, menetelmät, ongelman jäsentely, konseptointi, projektiosaaminen, kommunikointitaidot, analysointitaidot, valmennustaidot, dokumentointi
- henkilökohtaiset ominaisuudet: visionäärisyys, pragmaattisuus, ihmissuhde- ja vuorovaikutustaidot, mielenkiinnon kohteet, täsmällisyys, kielitaito, henkilökohtaiset verkostot
Viestintäkumppanilla voi olla yksi tai useampi rooli viestinnän projekteissa. Kumppani voi toimia johdon konsulttina ja sparrata viestintää tai hän voi sparrata viestijöitä suunnittelemalla toimenpiteitä, tuottamalla ja analysoimalla tietoa. Viestintäkumppani voi toimia projektipäällikkönä ja johtaa toimenpiteitä. Viestintäkumppani voi olla myös arjen resurssi, joka huolehtii sovituista tehtävistä.
Asiantuntijuus meillä Kumppaniassa
Kumppania tarjoaa sparrausta viestinnän analysointiin, suunnitteluun, projektien toteutukseen, osaamisen vahvistamiseen sekä sisällöntuotantoon. Meillä on tyypillisesti projekteissa mukana asiantuntijoiden tiimi, johon kuuluu myös osaajia verkostostamme. Voimme olla mukana strategisissa, taktisissa ja operatiivisissa hankkeissa erittäin laajalla osaamisella ja kokemuksella.
Me suosimme työpajoihin, haastatteluihin ja kyselyihin pohjautuvaa käytännön tekemistä. Olemme tottuneet työskentelemään suomeksi, mutta yhä useammin työ tehdään meilläkin englanniksi. Jonkin verran pystymme kommunikoimaan myös muilla kielillä.
Työskentelemme paljon etäyhteyksiä hyödyntäen. Matkustus- ja tapaamisvalmiutta löytyy lähtökohtaisesti aina, kun asiakas sitä meiltä toivoo.
Kunnioitamme vapaa-aikaa ja lomia. Suhtaudumme kurinalaisesti suunniteltuihin ja yhdessä sovittuihin aikatauluihin. Toki tilanteen niin vaatiessa joustamme. Lähtökohtamme kuitenkin on, että joustot kuuluvat ensisijaisesti yllättäviin vai poikkeuksellisiin tilanteisiin.
Meillä on huolellisesti pohjustetut käytännöt, jotta salassapitosäädökset, tekijänoikeudet ja tietosuojanäkökulmat on aina otettu huomioon. Tavoitteenamme on löytää kestäviä, riippumattomia ja viisaita ratkaisuja kaikkeen tekemiseen.
Olisimmeko me oikea viestintäkumppani teille?
Kuva: Dreamstime
