Hyvä viestintä toimii vauhdin dynamona kohti tavoitteita. Ollakseen hyvää viestinnän on oltava suunnitelmallista ja johdonmukaista. Viestintäsuunnitelma pitää ladun luistavana ja horisontin kirkkaana.
Ehtiväisimmät ovat suunnitelleet uuden vuoden viestinnän jo loka–marraskuussa. Monella arki ajoi hyvien aikomusten päältä. Koskaan ei ole myöhäistä suunnitella viestintää. Sen voi aloittaa vaikka nyt.
Suunnittelu lähtee strategiasta ja tavoitteista. Helppoa mutta silti niin vaikeaa. Viestinnän tehtävä on tulkita keskeneräisiä totuuksia, pyrkiä tunnistamaan toivottu lopputulos ja kuroa vuorovaikutuksen keinoin tuo ristiriita tämän hetken ja tulevaisuuden välissä umpeen.
Viestintäsuunnitelman osat
- Viestinnän tavoitteet
- Kohderyhmät
- Viestintäkanavat
- Vastuuhenkilöt
- Aikataulutus
- Arviointi
Viestinnän tavoitteet
Viestijän pitäisi puristaa johdolta ja kollegoilta tavoitteet. ”Tieto” tai ”linjaukset” voivat olla sanoittamatonta sekamelskaa kaikkine muuttujineen, vaihtoehtoineen ja skenaariovariaatioineen. Tietoa ei siis välttämättä ole – joko lainkaan tai ainakaan se ei ole valmista – päätöksiä odotellaan vielä. Silti tavoitteet pitää kiteyttää kristallinkirkkaaksi ja yksiselitteiseksi. Kysy, kysy ja kysy. Kaikki nimittäin on keskeneräistä, kunnes joku antaa niille muodon.
Hyvä kumppani auttaa näkemään myös pimeisiin kulmiin.
Viestinnän kohderyhmät
Määrittele jengi, joilla on rooli tavoitteiden toteutumisessa. Keiden pitää tietää? Kuka on avainasemassa? Kenen pöydälle asiat tulevat? Keltä tullaan kysymään? Kuka tätä kaikkea tarvitsee? Kohderyhmiä on monta.
Mitä jengille kerrotaan? Mikä innostaa, kannustaa, rauhoittaa tai ohjaa oikeille urille? Mitä suunnitelmakaudella kohderyhmän elämässä tapahtuu? Mitkä teemat tulevat hallitsemaan vuotta? Onko rutiineja, muutoksia, sesonkeja, kampanjoita, messuja ja tapahtumia, jotka vievät kohti tavoitteita? Viesti tai sanoma on tärkeä.
Viestintäkanavat
Mitä kanavia kohderyhmän edustajat seuraavat päivisin, entäpä iltaisin? Koska on otollinen sauma saada huomio ja millä välineellä? Miten varmistetaan viestin perille meno? Pitääkö toistaa ja muistuttaa?
Viestinnän vastuuhenkilöt
Kuka vastaa, kuka koordinoi, keitä tarvitaan viestinnässä mukana? Ovathan he tietoisia?
Viestinnän aikataulutus
Kalenteri on tärkeä työväline. Milloin kohderyhmän seuraamat mediat ovat ajankohtaisia ja koska niissä on aineiston deadlinet? Tarkista vielä pyhät, teemaviikot ja -päivät. Sovita tekeminen ja tarpeet niin, että aikataulut ovat mielekkäitä. Erittäin monet tulipaloista ovat ehkäistävissä.
Viestinnän arviointi
Resurssia on tyypillisesti vähemmän kuin toiveita. Niukkuus pakottaa suunnittelemaan nokkelasti. Aina ei saa, mitä haluaa. Budjetti ja sen viisas hyödyntäminen ratkaisevat, mitä saa.
Mittaa ja seuraa alusta asti. Syntyykö säästöjä, hyvinvointia, tuottavuutta tai arvoa? Mitä tuotoksia panos tuottaa? Mitä vaikutuksia tuotoksilla on? Ja viime kädessä, miten vaikutukset näkyvät tuloslaskelmalla? Hyvä vaikuttavuusanalyysi on vahvin keino huolehtia viestinnän jatkorahoituksesta ja seuraavan vuoden budjetista.
Viestintäsuunnitelma on se, jolla yrityksen tavoitteista lähdetään tekemään totta. Hyvä kumppani auttaa näkemään myös pimeisiin kulmiin. Me autamme.
Kuva: Dreamstime
