Hyvä viestintä toimii vauhdin dynamona kohti tavoitteita. Ollakseen hyvää viestinnän on oltava suunnitelmallista ja johdonmukaista. Viestintäsuunnitelma pitää ladun luistavana ja horisontin kirkkaana.
Ehtiväisimmät suunnittelevat seuraavan vuoden viestinnän jo pari kuukautta etukäteen. Monella arki ajaa hyvien aikomusten päältä. Koskaan ei ole myöhäistä suunnitella viestintää.
Viestinnän suunnittelu lähtee strategiasta ja tavoitteista. Helppoa mutta silti niin vaikeaa. Viestinnän tehtävä on tulkita keskeneräisiä totuuksia, pyrkiä tunnistamaan toivottu lopputulos ja vuorovaikutuksen keinoin kuroa umpeen tuo ristiriita tämän hetken ja tulevaisuuden välissä.
Viestintäsuunnitelma rakentuu perinteisesti seuraavista osista:
- Viestinnän tavoitteet
- Kohderyhmät
- Viestintäkanavat
- Vastuuhenkilöt
- Aikataulutus
- Arviointi
Viestinnän tavoitteet
Viestijän pitäisi puristaa johdolta ja kollegoilta organisaation toiminnan tavoitteet, sillä se määrittelee pitkälti myös viestinnän tavoitteet – miksi viestitään.
”Tieto” tai ”linjaukset” voivat olla sanoittamatonta sekamelskaa kaikkine muuttujineen, vaihtoehtoineen ja skenaariovariaatioineen. Tietoa ei siis välttämättä ole – joko lainkaan tai ainakaan se ei ole valmista – päätöksiä odotellaan vielä. Silti tavoitteet pitää kiteyttää kristallinkirkkaaksi ja yksiselitteiseksi. Kysy, kysy ja kysy. Kaikki nimittäin on keskeneräistä, kunnes joku antaa niille muodon. Mitä konkreettisemmin määrittelet, sitä paremmin hahmotat viestinnän tavoitteet.
Mitä konkreettisemmin määrittelet, sitä paremmin hahmotat viestinnän tavoitteet.
Viestinnän kohderyhmät
Määrittele henkilöt, joilla on rooli tavoitteiden toteutumisessa. Keiden pitää tietää? Kuka on avainasemassa? Kenen pöydälle asiat tulevat? Keneltä kysytään? Kuka tätä kaikkea tarvitsee? Kohderyhmiä on monta.
Kohderyhmät määrittelevät osaltaan, mitä heille kerrotaan. Kun tunnet kohderyhmän, osaat suunnitella viestin tismalleen heille. Millainen sisältö innostaa, kannustaa, rauhoittaa tai ohjaa oikeille urille? Mikä heitä puhuttelee? Mitä kohderyhmän elämässä tapahtuu suunnitelmakauden aikana? Mitkä teemat hallitsevat vuotta? Onko rutiineja, muutoksia, sesonkeja, kampanjoita, messuja ja tapahtumia, jotka vievät kohti tavoitteita? Kohdennetussa viestinnässä viesti tai sanoma on tärkeä.
Viestintäkanavat
Mistä kohderyhmän tavoittaa? Mitä kanavia kohderyhmän edustajat seuraavat päivisin, entäpä iltaisin? Milloin on otollinen sauma saada huomio ja millä välineellä? Miten varmistetaan viestin perille meno? Pitääkö toistaa ja muistuttaa?
Viestinnän vastuuhenkilöt
Kuka vastaa, kuka koordinoi, keitä tarvitaan viestinnässä mukana? Ovathan he tietoisia? Kootkaa vastuutiimi ja nimetkää vastuuhenkilö. Viestinnän kokonaisuus on laaja paketti yhdelle henkilölle kannettavaksi, joten kannattaa myös pohtia, olisiko teillä mahdollisuus hyödyntää apuna ostopalveluja – joko koko viestinnän pakettiin tai vain osiin siitä.
Viestinnän aikataulutus
Kalenteri on tärkeä työväline. Milloin kannattaa viestiä? Milloin kohderyhmän seuraamat mediat ovat ajankohtaisia ja milloin niissä on aineiston deadlinet? Tarkista vielä pyhät, teemaviikot ja päivät. Sovita tekeminen ja tarpeet niin, että aikataulut ovat mielekkäitä. Tarkkaan laadittu viestintäsuunnitelma mahdollistaa säännöllisen ja johdonmukaisen viestinnän. Erittäin monet tulipaloista ovat ehkäistävissä.
Tarkkaan laadittu viestintäsuunnitelma mahdollistaa säännöllisen ja johdonmukaisen viestinnän.
Viestinnän arviointi
Resurssia on tyypillisesti vähemmän kuin toiveita. Niukkuus pakottaa suunnittelemaan nokkelasti. Aina ei saa, mitä haluaa. Budjetti ja sen viisas hyödyntäminen ratkaisevat, mitä saa.
Mittaa ja seuraa alusta asti. Mikä on viestinnän nykytilanne? Syntyykö säästöjä, hyvinvointia, tuottavuutta tai arvoa? Mitä tuotoksia panos tuottaa? Mitä vaikutuksia tuotoksilla on? Ja viime kädessä, miten vaikutukset näkyvät tuloslaskelmalla? Hyvä vaikuttavuusanalyysi on vahvin keino huolehtia viestinnän jatkorahoituksesta ja seuraavan vuoden budjetista. Viestinnän jatkuva seuraaminen ja mittaaminen auttaa onnistumaan.
Viestintäsuunnitelma on se työkalu, jolla yrityksen tavoitteista lähdetään tekemään totta. Hyvä kumppani auttaa näkemään myös pimeisiin kulmiin. Me autamme.
Hyvä kumppani auttaa näkemään myös pimeisiin kulmiin.
