Tässä artikkelisarjassa tutustutaan Kumppanian arkisiin työtehtäviin ja rooleihin. Projektipäällikkö pitää kaikki langat käsissään, jotta asiakas voi luottaa aikatauluihin ja keskittyä olennaiseen.
Mikä projektipäällikkö?
Projektipäällikkö huolehtii projektin sujumisesta kokonaisuutena. Hän laatii projektisuunnitelmat ja -aikataulut sekä valvoo niissä pysymistä. Aikataulujen pitämiseksi erityisesti alkuvaiheen roolitus, työnjako ja riittävä perehdyttäminen ovat avainasemassa. Kun projektipäällikkö hoitaa hommansa, työ pysyy taloudellisesti annetuissa raameissa ja kustannustehokkaana. Tekeminen on tiimille mielekästä, ja asiakkaan aika vapautuu vahtimisesta olennaisempiin asioihin.
Mihin projektipäällikköä tarvitaan?
Projektipäällikkö on asiakaspalvelija sekä sisäisesti omalle tiimilleen että ulkoisesti asiakkaan suuntaan. On tärkeää antaa työrauha tiimin jäsenille mutta olla samalla kartalla siitä, miten asiat edistyvät ja missä kenties kaivataan tukea. Eri työvaiheille on määriteltävä selkeät sävelet ja marssijärjestykset, jotta kaikkien työ sujuu jouhevasti ja mielekkäästi. Tämä kaikki on projektipäällikön vastuulla.
Ihannetilanteessa projektipäällikkö pitää lankoja käsissään toteutuksen alusta loppuun. On tärkeää, että hän kykenee hoitamaan myös vaikeammat tilanteet eikä asiakasvastaavaa tarvitse heti kaivaa vastaamaan ikävistä asioista. Toisaalta asiakasvastaavan on tärkeää tutustua työhön tietääkseen, mistä asiakas mahdollisesti kehuu tai reklamoi.
Miten työ näkyy asiakkaalle?
Usein projektipäällikkö hoitaa projektiin liittyvän yhteydenpidon asiakkaan suuntaan. Matkan varrella hän selvittää asiakkaan toiveet, kommentit ja lisätiedot sekä toimittaa vedokset, demot ja muut työn tulokset – monesti useammalla kierroksella. Asiakkaan ja projektipäällikön suora linja on yleensä eduksi projektin sujuvalle etenemiselle ja kustannustehokkuudelle. Niin toivoessaan asiakas voi kommunikoida myös pelkästään asiakasvastaavan kanssa projektipäällikön toimiessa taustalla.
Mikä ei näy ulospäin?
Tarjousvaihe, projektiin perehtyminen ja tiimin perehdyttäminen sekä projektisuunnitelman tai viestintäsuunnitelman tekeminen vievät yllättävän paljon aikaa. Runsaampi ajankäyttö alussa säästää kuitenkin monelta murheelta projektin aikana. Vedosten ja briiffien pallottelu asiakkaalta tekijöille vaatii myös projektipäällikön panosta ja usein toiveiden tai muutosten ”suomentamista” vastaanottajan kielelle. Jos työstä toteutetaan eri kieliversioita, projektipäällikkö hoitaa yhteydet käännöstoimistoon ja varmistaa, että lopputulos toimii kaikilla kielillä.
Etenkin isommissa ja pidemmissä töissä projektitiimi tarvitsee sisäisiä välitsekkejä, joista projektipäällikkö huolehtii. Hän seuraa myös projektin ajankäyttöä ja tekee kuluseurantaa Kumppanian järjestelmiin. Projektipäällikkö tarkistaa aina valmiin työn tai vedoksen sekä myöhemmin tehdyt muutokset ennen asiakkaalle lähettämistä. Tämä on osa laadunvalvontaa ja paljastaa usein pieniä virheitä, joille tekijä itse voi sokeutua. Tavoitteena on, että asiakkaan ei tarvitse korjata kirjoitus- tai huolimattomuusvirheitä.
Mitä itse tuumaamme työstä?
”Parasta on, kun onnistuu tekemään suunnitelman tai toteutuksen, josta asiakas innostuu.”
”Projektipäällikkö on kuin kapellimestari, joka ihannetilanteessa saa omaa toimintaansa optimoimalla koko tiimin soimaan yhteen ja vielä yleisönkin hurmioitumaan kuulemastaan. Viestintä on johtamista ja johtaminen pitkälti viestintää, joten kaikkien osapuolten ajan tasalla pitämistä ei voi korostaa liikaa.”
Me Kumppaniassa osaamme monenlaista, joten keskinäiset roolimme vaihtelevat sujuvasti asiakkaan ja projektin tarpeen mukaan. Yhdessä löydämme varmasti teillekin sopivan ratkaisun. Ota yhteyttä jo tänään!
