Kriisi ei kysy aikaa – kannattaa olla veneessä jo ennen myrskyä

Yrityksen kriisiviestintä ei ala kriisistä – vaan tavasta, jolla viestitte arjessa. Kriisiviestintä perustuu arkiviestintään. Moni havahtuu liian myöhään: ruori puuttuu, vene vuotaa ja kapteeni nukkuu. Apua!

Mutta mitä jos myrskyyn voisi valmistautua jo ennen ensimmäistä pilveä?

Kevät tuo mukanaan enemmän kuin auringon ja lämmön – se tuo myös veneet jälleen vesille. Satamat täyttyvät veneilijöistä, jotka tarkistavat köydet, paikkaavat pienet vuodot ja varmistavat, että kartat, kompassit ja pelastusliivit ovat kunnossa.

Kuinka moni yritys tarkistaa viestintävälineensä ennen myrskyä?

Yrityksen viestintä on kuin vene. Kun sää on tyyni ja aurinko paistaa, kaikki toimii. Sisäinen viestintä pyörii, asiakkaat ovat tyytyväisiä ja brändi purjehtii kohti horisonttia. Mutta sitten horisontissa näkyy ukkospilviä: toimitusvaikeuksia, tietomurto, kohu mediassa, kilpailijan hyökkäys.

Kun arkiviestintä toimii, myös kriisiviestintä toimii.

Ja yhtäkkiä huomataan, että ruoria ei ole, kartat ovat vanhentuneet ja osa miehistöstä ei edes tiedä, että ollaan vesillä.

Hyvä kriisiviestintä alkaa arjesta 

Kriisiviestintä ei ole asiakirja kansiossa – se on toimintatapa. Kun viestintä toimii arjessa, se toimii myös paineen alla. Hyvä arkinen viestintä rakentaa resilienssiä. Kun työntekijät ja kollegat ovat tottuneet avoimuuteen, he tietävät, mitä sanoa asiakkaalle. Kun johto viestii aktiivisesti arjessa, heidän sanansa painavat kriisissäkin.

Kriisi ei ala, kun media soittaa

Todellinen kriisi alkaa siitä hetkestä, kun ei tiedetä mitä tehdä tai kuka tekee tai ylipäätään kenelle pitää kertoa ja mitä. Kun vastuu on epäselvä tai tiedon jakaminen takkuaa, viestintä ei pelasta tilannetta. Viestintä jää pelkän reaktiivisuuden varaan, ja usein se tulee liian myöhään.

Kriisiviestintä ei ole sadetakki, vaan sääennuste. Se ei suojaa jälkikäteen, se auttaa ennakoimaan.

Hyvä viestintäkulttuuri sen sijaan auttaa tunnistamaan alkavat kriisit ajoissa ja reagoimaan ennen kuin tilanne karkaa käsistä.

Hiljaisuus ei ole suoja, vaan riski

Moni uskoo, että kriisissä kannattaa olla hiljaa ja antaa pölyn laskeutua. Mutta todellisuudessa tyhjiö täyttyy nopeasti – eikä aina todenmukaisella tiedolla. Kun yritys ei puhu, joku muu kyllä puhuu. Eikä silloin viesti ole enää omissa käsissä.

Onko teidän vene kunnossa?

Kysymys ei ole siitä, tuleeko kriisi, vaan siitä milloin tuuli nousee. Siksi jokaisen yrityksen kannattaa kysyä neljä tärkeää kysymystä:

1. Tietääkö henkilöstö, kuka viestii kriisissä?

2. Ovatko viestinnän välineet ja kanavat kunnossa?

3. Tunnistetaanko arjessa tilanteet, joista voi syntyä kriisi?

4. Luotetaanko viestintään silloinkin, kun on vaikeaa?

Kriisiviestintä ei ole sadetakki, joka kaivetaan esiin vasta kun taivas repeää. Se on sääennuste, joka auttaa valmistautumaan ja purjehtimaan fiksummin sekä myrskyssä että tyynessä.

Jos kaipaat sparrausta veneen tarkastuksessa, me Kumppaniassa olemme valmiina hyppäämään kanssasi kyytiin. Jo ennen kuin tuulee.