Hyvinvointialueilla ja koko sote-toimialalla tehdään meille kaikille elintärkeää työtä – joka ikinen päivä. Työ on merkityksellistä, mutta se ei poista sitä tosiasiaa, että työ on usein myös kuormittavaa ja kiireen sävyttämää. Strategiat ovat kunnianhimoisia, ja arjen toteutus saattaa ontua, jos yhteinen ymmärrys ja selkeä viestintä puuttuvat.
Kun tavoitteena on vahvistaa vaikuttavuutta, vähentää kuormitusta ja saada aikaan haluttuja tuloksia, tarvitaan muutosta. Yhteiskehittäminen on yhteisöllinen tapa johtaa muutosta. Yhteiskehittäminen on osallistavaa ja vuorovaikutteista kehittämistä, jossa eri osapuolten tieto, kokemus ja näkökulmat yhdistetään yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Kun viestintä kytkeytyy prosessiin saumattomasti, syntyy näkyvää ja ymmärrettävää vaikuttavuutta.
Yhdessä kehittämisen menetelmiä käytetään palvelujen, tuotteiden tai toimintamallien suunnittelemiseen, kehittämiseen tai parantamiseen. Yhteiskehittämisen myötä arjen sankarit, kuten hoitajat, lääkärit, sosiaalityöntekijät, esihenkilöt ja tukipalvelut voivat tehdä työnsä paremmin. Näin kasvatetaan asiakkaille tuotettavaa arvoa ja työn arvostusta.
Yhteiskehittäminen paljastaa kehityskohteet
Kun asiakaspolkuja tarkastellaan viestinnällisesti, löytyy konkreettisia kehityskohteita: missä kohtaa tieto katkeaa, missä ohjeet ovat epäselviä, missä vastuu hämärtyy tai missä tehdään tuplatyötä.
Sain viime vuonna sovelluksesta ajan verisuonikirurgiseen toimenpiteeseen. Jouduin siirtämään aikaa puhelimitse. Minulle kerrottiin, että uusi aika päivittyy sovellukseen eikä erillistä vahvistusta tule. Näin myös tapahtui.
Varasin yrittäjänä koko päivän vapaaksi, mikä ei ollut itselleni ihan pikku juttu. Menin paikalle kyseisenä ajankohtana, ja sairaalassa minulle kerrottiin, että aikani olisi ollut jo edellisenä päivänä. Harmitushan siitä tuli.
Minua palvellut työntekijä halusi aidosti auttaa. Kerroin, että voin odottaa vaikka koko päivän. Hän lähti selvittämään, pääsisinkö täyden päivän väliin. Selvitys tuotti tulosta ja pääsin toimenpiteeseen samana päivänä. Loistavaa!
Tilanne ratkesi näkökulmastani hyvin, mutta sekaannus vei työaikaa, kuormitti henkilökuntaa, ajoi työlistalla monen yli, saattoi viedä jonkun lounastauonkin ja aiheuttaa hetkellisesti hämmennystä ja harmistusta.
Kyse ei ollut välinpitämättömyydestä. Kyse oli useiden käytössä olevien järjestelmien aiheuttamasta sekaannuksesta, koska tieto ei siirtynyt automaattisesti niiden välillä. Yksi inhimillinen näppäilyvirhe, suuret vaikutukset.
Mitä voisi tehdä toisin? Tässä kohtaa yhteiskehittäminen ja viestintä kohtaavat vaikuttavuuden: kun tarkastellaan palvelua yhtä aikaa sekä asiakkaan että ammattilaisen näkökulmasta, paljastuvat ne kohdat, joissa arki kuormittuu turhaan.
Vaikuttavuus ei ole vain tieteellistä onnistumista tai diagnosointia. Lopputulokseen, kokemukseen ja talouslukuihinkin vaikuttaa myös palvelun sujuvuus, ennakoitavuus ja palvelujen monimuotoinen inhimillisyys.
Muutosviestinnällä ennakoitavuutta
Kuormitus ei johdu vain resurssipulasta. Osa kuormituksesta syntyy epäselvistä ohjeista, ristiriitaisista viesteistä tai jatkuvista muutoksista, joita ei avata ymmärrettävästi.
Kun yhteiskehittämisen yhteyteen liitetään suunnitteluvaiheessa jo systemaattinen muutosviestintä, syntyy ennakoitavuutta. Viestinnän näkökulmasta ennakoitavuus on usein muutoksen tavoitteen sanoittamista arjen tasolle. Muutosviestinnällä vastataan konkreettisesti siihen, mitä muutos tarkoittaa kunkin osapuolen näkökulmasta. Vuorovaikutteisessa yhteiskehittämisessä annetaan myös mahdollisuus kysyä, kommentoida, kyseenalaistaa ja vaikuttaa.
Kun muutoksen keskellä kaikki ymmärtävät, miksi jotain tehdään ja miten se helpottaa arkea pitkällä aikavälillä, vastarinta vähenee ja sitoutuminen kasvaa. Yhdessä kehitetyn muutoksen myötä saavutettu aiempaa sujuvampi arki on omiaan lisäämään työhyvinvointia, työn pitovoimaa ja panostusta palvelun laatuun.
Kun yhteisöllisyys näkyy arjen rakenteissa, osallistavissa prosesseissa, avoimessa raportoinnissa ja ymmärrettävässä kielessä, on organisaatio kyvykkäämpi vahvistamaan mainettaan vastuullisena toimijana. Ja maine on meidän kaikkien tärkein aineeton pääomamme.
Yhteisöllisyys on strateginen voimavara
Yhteisöllisyys on vastuullisuutta ja luottamusta. Hyvinvointialueet ja osittain monet sote-toimijat toimivat julkisen rahan varassa ja julkisen tarkastelun alla. Alalla toiminnan läpinäkyvyys on kriittistä.
Yhteiskehittäminen rakentaa luottamusta kolmella tasolla:
- Henkilöstö kokee tulevansa kuulluksi.
- Asiakkaat kokevat olevansa osa ratkaisua.
- Päättäjät saavat realistisen kuvan arjen toimivuudesta.
Näiden kaikkien tasojen välillä vuorovaikutus on yhdistävä tekijä. Luottamus ei synny kampanjoilla. Sitä rakennetaan johdonmukaisella, rehellisellä ja osallistavalla viestinnällä.
