Henkilöstö tarvitsee poikkeusolosuhteissa paljon tukea. Työrauhaa vahvistetaan viestinnällä. Ilmapiiri ratkaisee, miten hyvin ja miten pitkään kriisissä kestetään. Johdon pitää osoittaa aitoa empaattisuutta, sillä samassakaan organisaatiossa tilanne ei kohtele tasavertaisesti kaikkia. Inhimillinen ja henkilökohtainen huoli voi heittämällä ajaa työpaikan haasteiden ohi.
Monella työpaikalla henkilöstö tekee työtään nyt kovan paineen alla. Samassa organisaatiossa osa henkilökunnasta tekee töitä ylipitkissä työvuoroissa ja osalle tilanne tarkoittaa lomautuksia. Moni voi kokea epäoikeudenmukaisena sen, että osa tekee töitään etänä, kun osa joutuu tai saa kulkea työpaikalleen. Kun hallitus suosittelee välttämään tarpeetonta kokoontumista, johdon on aidosti kyettävä tunnistamaan ja viestimään tarpeellisen ja tarpeettoman kokoontumisen ero. Roolimallin ja esimerkin rooli on merkittävä, kun johto joutuu miettimään, kenen pitää seistä joukkojen kanssa etulinjassa ja kenen tulee turvata toimintakykynsä etäällä altisteista.
Läsnä, mutta etäällä
Kokoontuminen on vuorovaikutustilanne. Tilanteen on tarkoitus määrittää, voidaanko se hoitaa digitaalisesti vai edellyttäkö se yhteistä fyysistä tilaa. Etäkokoontuminen haastaa totutut toimintamallit, eikä tilanne ole helpottumassa lähiviikkoina. Viestinnän haasteet kasvavat entisestään, jos koko viestintätiimi tai johtoryhmä sairastuu samanaikaisesti.
Viestinnän haasteet kasvavat entisestään, jos koko viestintätiimi tai johtoryhmä sairastuu samanaikaisesti.
Monessa organisaatiossa poikkeusolot ovat tarkoittaneet erilaisten käytäntöjen ja etäviestintäkanavien käyttöönottoa, jos niihin ei ole aiemmin varauduttu. Varsin monilla aloilla etätyöskentely on täysin uutta ja siihen on siirrytty jopa hallitsemattomasti. Silti se näyttäisi sujuvan mutkattomasti useissa sellaisissakin töissä, joihin sen ei koskaan aiemmin ajateltu soveltuvan lainkaan. Kokeneemmat etätyöntekijät osaavat tässä tilanteessa jo panostaa työnteon lisäksi yhteisölliseen ilmapiiriin.
Oikean ja faktapohjaisen viestinnän tarve korostuu, kun normaalioloista poiketaan. Viranomaisten, johdon ja viime kädessä kaikkien toimintaa hankaloittaa, jos julkisessa tai kahvihuoneen keskustelussa vahvimmin näyttäytyvät huhut, puolitotuudet tai jopa tahallisesti epäluottamusta kylvävät valheet. Silloin uhattuina ovat sekä ilmapiiri että varsinainen toiminta. On tärkeää, että oikea tieto nousee esiin.
Tieto kulkee viestintäkanavissa
Viestinnän ammattilaisten on tunnistettava ne keinot, joilla voidaan tavoittaa erilaiset kohderyhmät sekä sisäisesti että ulkoisesti. Ikä, työtehtävä, kielitaito ja monet muut seikat vaikuttavat siihen, miten viesti saadaan perille ja miten vältetään tietokatkoksia. Miten tieto tulee oikein tulkituksi vastaanottajan päässä?
Johdon, viestinnän ammattilaisten ja asiantuntijoiden keskinäinen yhteistyö vaatii tehostamista, mitä haastavammasta tilanteesta on kyse.
Siellä, missä oikea tieto ei kulje, nakertavat turhautuminen, pelko, epäluottamus ja huhut työrauhaa. Viestintä on tärkeä osa tilanteen johtamista. Se on osa strategista toimintaa. Johdon, viestinnän ammattilaisten ja asiantuntijoiden keskinäinen yhteistyö vaatii tehostamista, mitä haastavammasta tilanteesta on kyse. Viestinnästä vastaavan tuleekin olla mukana kaikissa viestiketjuissa ja tilannepalavereissa. Oikea-aikainen viestintä edellyttää hyvää ja ajantasaista tilannekuvaa.
Organisaatioissa sopeutetaan nyt elintärkeitä toimintoja ja niiden kannalta keskeisiä toimia. Viestintä sisältyy ehdottomasti ylläpidettäviin toimintoihin.
