Missä kohtaa viestintä otetaan mukaan? Sama kysymys, monta vastausta

Organisaatioissa tehdään jatkuvasti päätöksiä, joilla on vaikutusta rakenteisiin, toimintatapoihin ja ihmisten arkeen. Investointeja arvioidaan huolellisesti. Mutta missä kohtaa viestintä otetaan mukaan?

Viestinnän kohdalla sama pysähtyminen jää usein tekemättä. Silti juuri viestinnän rooli kertoo paljon siitä, miten muutos ja päätöksenteko organisaatiossa ymmärretään. Palaan tässä yhteydessä usein yhteen kysymykseen, joka paljastaa yllättävän paljon. Missä kohtaa projektia viestintä otetaan mukaan?

Ajoitus ei ole tekninen yksityiskohta

Kun uusi järjestelmä otetaan käyttöön, viestintä kutsutaan usein mukaan vasta käyttöönottovaiheessa. Silloin huomio siirtyy helposti siihen, miten asia selitetään, vaikka yhteistä ymmärrystä ei ole vielä ehditty rakentaa. Tai kun kehityshankkeessa määritellään roadmapia tai valmistellaan käyttöönottoa, viestinnän mukaan ottaminen jo tässä vaiheessa vaikuttaa siihen, miten kokonaisuus jäsennetään ja mitä lopulta ymmärretään tehtäväksi.

Hyvä viestintä ei tee muutoksesta helppoa, mutta se yleensä tekee siitä ymmärrettävän.

Jos viestintä liitetään mukaan vasta loppuvaiheessa, rooli on helposti tiedottava. Jos viestintä on mukana jo silloin, kun suuntaa vielä hahmotellaan, rooli muuttuu ajatteluksi ja päätöksenteon tueksi. Kumpikaan tapa ei ole automaattisesti väärä, mutta niillä on täysin erilainen merkitys.

Ajoitus paljastaa,

• rakennetaanko ymmärrystä erillisenä tukitoimintona vai
• rakennetaanko sitä osana kokonaisuutta.

Ajoituksessa tapahtuva ero syntyy siis jo ennen kuin yksikään viesti on kirjoitettu.

Muutokset koskettavat aina ihmisiä

Riippumatta toimialasta tai projektin luonteesta, muutokset vaikuttavat siihen, miten työ koetaan, miten vastuut jäsentyvät ja miten luottamus rakentuu. Keskustelu käydään usein konkreettisten asioiden tasolla: mitä muuttuu, milloin ja missä järjestyksessä.

Viestinnän strateginen arvo syntyy vasta, kun rinnalle tuodaan kysymykset:

• mitä tämä tarkoittaa ihmisille
• miksi tämä tehdään juuri nyt
• mitä oletetaan ymmärrettävän itsestään.

Viestinnällisten nyanssien sijaan nämä ovat johtamisen ja päätöksenteon ydintä.

Kumppanuus ei tarkoita lisää kanavia

Kun viestinnästä puhutaan kumppanina, kyse ei ole näkyvyyden lisäämisestä tai sisällön määrästä. Hyvä viestintä ei tee muutoksesta helppoa, mutta se yleensä tekee siitä ymmärrettävän.

Otammeko viestinnän mukaan siksi, että se kuuluu prosessiin vai siksi, että se auttaa meitä tekemään parempia päätöksiä?

Kyse on siitä, mitä saadaan aikaan:

• kokonaisuus jäsentyy ennen päätöksiä
• eri näkökulmat tulevat näkyviksi ajoissa
• olennaiset kysymykset ehditään käsitellä.

Ajattelukumppanuus näkyy siinä, mitä uskalletaan sanoittaa

Moni projekti etenee ulospäin suunnitellusti. Aikataulut pitävät, päätökset on tehty ja kokonaisuus näyttää hallitulta. Silti keskusteluissa voi alkaa näkyä epämääräisyyttä. Samat asiat tulkitaan eri tavoin, kysymykset jäävät avoimiksi tai hiljaisuus lisääntyy. Näissä hetkissä viestinnän arvo ei ole vastausten antamisessa. Sen arvo on siinä, että sanat, oletukset ja tulkinnat tuodaan näkyviksi ennen kuin ne alkavat ohjata tekemistä huomaamatta. Tässä kohtaa paljastuu usein, onko viestintä mukana kumppanina vai jäänyt sivuun kulueräksi.

Päätöksenteon laatu ratkaisee viestinnän arvon

Jos viestintä kutsutaan mukaan vasta silloin, kun päätökset on jo tehty, sen vaikutusmahdollisuudet ovat väistämättä rajalliset.

Kumppanuus syntyy silloin, kun viestintä auttaa ymmärryksen luomisessa ja mielellään ennakoivasti:

• selkeyttämään vaihtoehtoja
• tunnistamaan vaikutuksia ajoissa
• tukemaan päätöksiä ennen kuin ne lukitaan

Kysymys, joka auttaa tekemään parempia päätöksiä

Kun seuraava projekti, muutos tai merkittävä päätös on pöydällä, tätä on hyvä pysähtyä kysymään:

Otammeko viestinnän mukaan siksi, että se kuuluu prosessiin vai siksi, että se auttaa meitä tekemään parempia päätöksiä?

Vastaus kertoo paljon siitä, miten organisaatiossa tehdään päätöksiä. Samalla se avaa mahdollisuuden tehdä ne tarvittaessa tietoisemmin, ymmärtäen myös niiden vaikutukset ihmisiin. Lopulta siitä on kyse.